Senin, 11 Oktober 2010

BENTUK ORGANISASI

Tipe/bentuk Organisasi beserta struktur dan skema Organisasi

* Organisasi sosial
          perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.

* Hakekat Lembaga Sosial
          Keberadaan lembaga sosial tidak lepas dari adanya nilai dan norma dalam masyarakat. Di mana nilai merupakan sesuatu yang baik, dicita- citakan, dan dianggap penting oleh masyarakat. Oleh karenanya, untuk mewujudkan nilai sosial, masyarakat menciptakan aturan-aturan yang tegas yang disebut norma sosial. Nilai dan norma inilah yang membatasi setiap perilaku manusia dalam kehidupan bersama. Sekumpulan norma akan membentuk suatu sistem norma. Inilah awalnya lembaga sosial terbentuk. Sekumpulan nilai dan norma yang telah mengalami proses institutionalization menghasilkan lembaga sosial.

*Proses terbentuknya Lembaga Sosial
          Para ilmuan sosial hingga saat ini masih berdiskusi tentang penggunaan istilah yang berhubugnan dengan ”seperangkat aturan/ norma yang berfungsi untuk anggota masyarakatnya”. Istilah untuk menyebutkan seperangkat aturan/ norma yang berfungsi untuk anggota masyarakatnya itu, terdapat dua istilah yang digunakan, yaitu ”social institution” dan ”lembaga kemasyarakatan”. Mana yang benar? Tentu semunya tidak ada yang salah, semuanya benar. Hanya saja ada perbedaan penekanannya. Mereka yang menggunakan istilah ”social institution” pada umumnya adalah para antropolog, dengan menekankan sistem nilai-nya. Sedangkan pada sosiolog, pada umumnya menggunakan istilah lembaga kemasyarakatan atau yang dikenal dengan istilah lembaga sosial, dengan menekankan sistem norma yang memiliki bentuk dan sekaligus abstrak. Pada tulisan ini, akan digunakan istilah lembaga sosial dengan tujuan untuk mempermudah tingkat pemahaman dan sekaligus merujuk pada kurikulum sosiologi yang berlaku saat ini.
          Pada awalnya lembaga sosial terbentuk dari norma-norma yang dianggap penting dalam hidup bermasyarakatan. Terbentuknya lembaga sosial berawal dari individu yang saling membutuhkan , kemudian timbul aturan-aturan yang disebut dengan norma kemasyarakatan. Lembaga sosial sering juga dikatakan sebagai sebagai Pranata sosial.

Suatu norma tertentu dikatakan telah melembaga apabila norma tersebut :
1. Diketahui
2. Dipahami dan dimengerti
3. Ditaati
4. Dihargai

          Lembaga sosial merupakan tata cara yang telah diciptakan untuk mengatur hubungan antar manusia dalam sebuah wadah yang disebut dengan Asosiasi. Lembaga dengan Asosiasi memiliki hubungan yang sangat erat. Namun memiliki pengartian yang berbeda. Lembaga yangg tidak mempunyai anggota tetap mempunyai pengikut dalam suatu kelompok yang disebut asosiasi.
          Asosiasi merupakan perwujudan dari lembaga sosial. Asosiasi memiliki seperangkat aturan, tatatertib, anggota dan tujuan yang jelas. Dengan kata lain Asosiasi memiliki wujud kongkret, sementara Lembaga berwujud abstrak. Istilah lembaga sosial oleh Soerjono Soekanto disebut juga lembaga kemasyarakatan. Istilah lembaga kemasyarakatan merupakan istilah asing social institution. Akan tetapi, ada yang mempergunakan istilah pranata sosial untuk menerjemahkan social institution. Hal ini dikarenakan social institution menunjuk pada adanya unsur-unsur yang mengatur perilaku para anggota masyarakat. Sebagaimana Koentjaraningrat mengemukakan bahwa pranata sosial adalah suatu sistem tata kelakukan dan hubungan yang berpusat pada aktivitas- aktivitas untuk memenuhi kompleks-kompleks kebutuhan khusus dalam kehidupan masyarakat. Istilah lain adalah bangunan sosial, terjemahan dari kata sozialegebilde (bahasa Jerman) yang menggambarkan bentuk dan susunan institusi tersebut. 
          Namun, pembahasan ini tidak mem- persoalkan makna dan arti istilah-istilah tersebut. Dalam hal ini lebih mengarah pada lembaga kemasyarakatan atau lembaga sosial, karena pengertian lembaga lebih menunjuk pada suatu bentuk sekaligus juga mengandung pengertian yang abstrak tentang adanya norma-norma dalam lembaga tersebut. Menurut Robert Mac Iver dan Charles H. Page, mengartikan lembaga kemasyarakatan sebagai tata cara atau prosedur yang telah diciptakan untuk mengatur hubungan antarmanusia dalam suatu kelompok masyarakat. Sedangkan Leopold von Wiese dan Howard Becker melihat lembaga dari sudut fungsinya. 
          Menurut mereka, lembaga kemasyarakatan diartikan sebagai suatu jaringan dari proses- proses hubungan antarmanusia dan antarkelompok manusia yang berfungsi untuk memelihara hubungan-hubungan tersebut serta pola- polanya, sesuai dengan kepentingan-kepentingan manusia dan sekelompoknya. Selain itu, seorang sosiolog yang bernama Summer melihat lembaga kemasyarakatan dari sudut kebudayaan. Summer meng- artikan lembaga kemasyarakatan sebagai perbuatan, cita-cita, dan sikap perlengkapan kebudayaan, yang mempunyai sifat kekal serta yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat. Oleh karenanya, keberadaan lembaga sosial mempunyai fungsi bagi kehidupan sosial.

Fungsi-fungsi tersebut antara lain:
a. Memberikan pedoman kepada anggota masyarakat tentang sikap dalam menghadap masalah di masyarakat, terutama yang menyangkut kebutuhan pokok.

b. Menjaga keutuhan dari masyarakat yang bersangkutan.

c. Memberi pegangan kepada anggota masyarakat untuk mengadakan pengawasan terhadap tingkah laku para anggotanya.

Dengan demikian, lembaga sosial merupakan serangkaian tata cara dan prosedur yang dibuat untuk mengatur hubungan antarmanusia dalam kehidupan bermasyarakat. Oleh karena itu, lembaga sosial terdapat dalam setiap masyarakat baik masyarakat sederhana maupun masyarakat modern. Hal ini disebabkan setiap masyarakat menginginkan keteraturan hidup.

Ciri-ciri organisasi sosial
Menurut Berelson dan Steiner(1964:55) sebuah organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Formalitas, merupakan ciri organisasi sosial yang menunjuk kepada adanya perumusan tertulis daripada peratutan-peraturan, ketetapan-ketetapan, prosedur, kebijaksanaan, tujuan, strategi, dan seterusnya.

2. Hierarkhi, merupakan ciri organisasi yang menunjuk pada adanya suatu pola kekuasaan dan wewenang yang berbentuk piramida, artinya ada orang-orang tertentu yang memiliki kedudukan dan kekuasaan serta wewenang yang lebih tinggi daripada anggota biasa pada organisasi tersebut.

3. Besarnya dan Kompleksnya, dalam hal ini pada umumnya organisasi sosial memiliki banyak anggota sehingga hubungan sosial antar anggota adalah tidak langsung (impersonal), gejala ini biasanya dikenal dengan gejala “birokrasi”.

4. Lamanya (duration), menunjuk pada diri bahwa eksistensi suatu organisasi lebih lama daripada keanggotaan orang-orang dalam organisasi itu.
Ada juga yang menyatakan bahwa organisasi sosial, memiliki beberapa ciri lain yang behubungan dengan keberadaan organisasi itu.

Diantaranya ádalah:
1. Rumusan batas-batas operasionalnya(organisasi) jelas. Seperti yang telah dibicarakan diatas, organisasi akan mengutamakan pencapaian tujuan-tujuan berdasarkan keputusan yang telah disepakati bersama. Dalam hal ini, kegiatan operasional sebuah organisasi dibatasi oleh ketetapan yang mengikat berdasarkan kepentingan bersama, sekaligus memenuhi aspirasi anggotanya.

2. Memiliki identitas yang jelas. Organisasi akan cepat diakui oleh masyarakat sekelilingnya apabila memiliki identitas yang jelas. Identitas berkaitan dengan informasi mengenai organisasi, tujuan pembentukan organisasi, maupun tempat organisasi itu berdiri, dan lain sebagainya.

3. Keanggotaan formal, status dan peran. Pada setiap anggotanya memiliki peran serta tugas masing masing sesuai dengan batasan yang telah disepakati bersama.
Jadi, dari beberapa ciri organisasi yang telah dikemukakan kita akan mudah membedakan yang mana dapat dikatakan organisasi dan yang mana tidak dapat dikatakan sebagai sebuah organisasi.

Alasan berorganisasi
Organisasi didirikan oleh sekelompok orang tentu memiliki alasan. Seorang pakar bernama Herbert G. Hicks mengemukakan dua alasan mengapa orang memilih untuk berorganisasi:

a. Alasan Sosial (social reason), sebagai “zoon politicon ” artinya mahluk yang hidup secara berkelompok, maka manusia akan merasa penting berorganisasi demi pergaulan maupun memenuhi kebutuhannya. Hal ini dapat kita temui pada organisasi-organisasi yang memiliki sasaran intelektual, atau ekonomi.

b. Alasan Materi (material reason), melalui bantuan organisasi manusia dapat melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukannya sendiri yaitu:

1) Dapat memperbesar kemampuannya
2) Dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran, melalui bantuan sebuah organisasi.
3) Dapat menarik manfaat dari pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun.

* Tipe-tipe organisasi
Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.

Organisasi Formal
Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9).

Organisasi informal
Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu,

organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

• Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.
• Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.

Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.
Organisasi berdasarkan sasaran pokok mereka
Organisasi yang didirikan tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu.

Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:
1. Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.

2. Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.

3. Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations)

4. Organisasi-organisasi perlindungan (protective organizations)

5. Organisasi-organisasi pemerintah (government organizations)

6. Organisasi-organisasi sosial (social organizations)

::: Tiga tipe Struktur Organisasi :::

1. Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

o Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing2
o Komunikasinya menggunakan bottom-top communication sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang2
o Masing2 bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja masing2 dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka
o Pergerakan dan komunikasi tiap2 bagian masih tersekat2
o Biasanya ditemukan pada organisasi2 yang memproduksi barang

:: Functional Organization Structure ::

2. Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini :

o Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
o Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya
o Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah
o Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek
o Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek
o Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi
o Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

:: Project/Divisional Organization Structure ::

3. Matrix Organization Structure, yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini : 

o Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan
o Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya secara bersama-sama menangani semua proyek
o Pemanfaatan SDA-nya efisien karena anggota mempunyai pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai
o Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan dengan tipe fungsional
o Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai terjadi “rebutan SDA”
o Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
o Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
  1. Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
  2. Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.
  3. Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

:: Matrix Organization Structure ::
Nah,, ntu dia yang bisa gw kasih buat kalian.. Moga berguna,, mungkin terutama bagi temen2 yang aktif di organisasi kampus kayak gw,, hehe….
..CMIIW..

*Perancangan Organisasi
Bagaimana merancang sebuah organisasi? Sebelum pertanyaan tersebut dipaparkan secara ilmiah dengan berbagai macam teori-teori organisasi, maka perlu disamakan terlebih dahulu persepsi mengenai organisasi seperti apa yang hendak dirancang dan apa itu aktivitas merancang organisasi.
Organisasi merupakan sekumpulan orang yang membentuk sebuah sistem terpadu mengenai bagaimana orang-orang dalam organisasi mencapai tujuan yang sama. Tujuan tersebut sering dituangkan dalam sebuah wadah yakni Visi. Orang-orang dalam organisasi, seberapa besarpun organisasi itu, pasti memiliki tujuanbersama yang ingin dicapai. Tujuan yang dicapai tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri, secara individual. Sehingga membentukalah organisasi. Berasal dari kata dasar organ. Arti harfiahnya dalam istilah biologi kurang lebih berarti sekumpulan jaringan yang membentuk satu kesatuan dimana dapat melakukan fungsi tertentu secara independen. Kata organ mendapat imbuhan ’isasi’. Sehingga bisa diartikan sebagai proses dan sekumpulan aktivitas. Mengenai jumlah orang dalam organisasi, dalam hal ini tidak dibatasi. Perancangan organisasi yang akan dibahas di sini bersifat umum dan bisa diterapkan dalam jenis organisasi apa saja dan jumlah orangnya berapa saja. Mulai dari organisasi kampus, sosial kemasyarakatan, industri rumah tangga dan organisasi perusahaan, serta sebuah partai politik.
Kata ’perancangan’ sering disamaartikan dengan fungsi perencanaan dalam keilmuan manajemen secara umum. Hal ini memang tidak salah. Namun dalam perancangan organisasi akan lebih detail dijelaskan bagaimana strategi spesifik mengenai langkah-langkah agar organisasi terbentuk. Secara spesifik perancangan organisasi adalah sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia, informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi. Melalui desain proses, aktivitas organisasi untuk meningkatkan kemungkinan dari usaha bersama seluruh anggota organisasi mencapai kesuksesan.

Visi Misi

Visi merupakan keinginan akan keadaan di masa mendatang yang dicita-citakan oleh seluruh anggota organisasi mulai dari jenjang paling bawah hingga yang paling atas. Misi adalah serangkaian cara untuk melaksanakan atau mewujudkan visi. Bisa terdiri dari lebih dari satu uraian.
Jika ditinjau dari segi istilah secara ilmiah, maka visi dan tujuan organisasi berbeda dari sudut pandang frame atau horison waktu. Visi mempunyai horison waktu jangka panjang, sedangkan tujuan merujuk pada suatu satuan waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Selanjutnya yang pasti dilakukan adalah memberi nama, logo dan motto atau slogan organisasi. Nama bisa mencerminkan bidang organisasi yang digeluti, singkatan dari sebuah slogan atau motto tertentu, serta biasanya dihiasi dengan warna-warna unik yang mempunyai makna.
Value and belief perlu dirancang di awal untuk menentukan prinsip-prinsip dasar organisasi dan nilai dasar yang dianut. Sebagai contoh adalah prinsip dasar sebuah organisasi menggunakan landasan antikorupsi. Dalam prakteknya, perancangan value and belief sudah pasti dimiliki oleh semua organisasi. Hanya saja dengan nama yang diistilahkan berbeda. Misalnya sebuah organisasi perusahaan memberikan nama ’prinsip dasar perusahaan’. 

Strategi

Strategi secara mudah didefinisikan sebagai serangkaian cara tertentu yang berkesinambungan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi. Strategi secara umum terbagi menjadi dua, yakni bersifat strategis dan operasional. Jika bersifat strategis, maka hanya orang-orang yang terletak di jajaran pimpinan yang akan membahas. Sedangkan bersifat operasioanl karena sudah mencakup langkah-langkah teknis di lapangan untuk mencapai sebuah tujuan.
Salah satu cara yang bisa dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities dan threat). Merupakan analisis yang digunakan untuk memetakan bagaimana kondisi internal organisasi pada saat dirancang, dikaitkan dengan visi-misi dan tujuan organisasi. Dan kondisi eksternal perusahaan, baik berupa peluang dan ancaman yang akan mempengaruhi organisasi. Selanjutnya akan dirumuskan strategi berdasarkan keempat faktor tersebut. Jika dicontohkan dalam sebuah gambar adalah sebagai berikut. Contoh organisasi yang dibentuk adalah perusahaan perak. Strategi yang dipilih adalah gabungan antara kekuatan dan peluang (S-O).

Analisis SWOT semacam ini sering disebut dengan SWOT kualitatif. Pearce and Robbinson membuat analisis SWOT yang lebih bersifat kuantitatif. Akan dijelaskan lebih lanjut di-postingan berikutnya dengan tema ’Manajmen Strategi’.

Proses Bisnis

Menggambarkan sekumpulan proses yang disusun secara komprehensif untuk mendeskripsikan bagaimana proses perancangan dilakukan, sampai bagaimana organisasi melakukan aktivitasnya. Jika dimisalkan organisasi yang dirancang adalah sebuah perusahaan manufaktur, maka tahap ini sampai mendesain proses produksi di lantai produksinya.
Salah satu yang bisa dijadikan landasan ilmiah untuk menyusun proses bisnis perancangan organisasi adalah memakai acuan standar desain yang dikeluarkan oleh APQC (American Productivity and Quality Centre). Organisasi tersebuat mengemukakan cara yang dinamakan PCF (Process Classification Framework). Memuat dua tabel dasar, yakni tabel kategori proses bisnis dan pengelompokan aktivitas bisnis. Untuk menyusun kedua hal itu, ada dasar acuan dalam pengklasifikasian apa saja yang masuk dalam proses bisnis. Ada 12 jenis kategori.

APQC membuat pengklasifikasian proses bisnis menjadi :

1. Kategori, merupakan tingkat tertinggi dalam klasifikasi proses bisnis, diberikan nomor item, seperti : 1.0 dan 3.0.

2. Kelompok Proses, merupakan item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan dalam satu daerah proses, diberikan nomor item dengan satu desimal, seperti : 8.1 dan 9.1

3. Proses, merupakan item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan sebagai suatu proses, diberikan nomor item dengan dua desimal, seperti : 8.1.1 dan 9.1.2

4. Aktivitas, merupakan semua item yang dipertimbangkan sebagai aktivitas-aktivitas di dalam suatu proses, diberikan nomor item dengan tiga desimal atau lebih, seperti : 8.3.1.1 dan 9.1.1.1

Tabel pertama, yakni tabel kategori proses bisnis, berikut adalah contohnya. Ke-12 kategori proses bisnis tidaklah perlu dibuat. Hanya yang perlu saja menurut sudut pandang pembuat organisasi dengan mengacu hasil strategi organisasi dengan analisis SWOT.

Tabel kedua, yakni tabel pengelompokan aktivitas bisnis, berikut adalah contohnya. Untuk memperoleh bidang apa saja yang terlibat dalam organisasi tidak asal-asalan. Hal ini memperhatikan proses bisnis yang ada. Misalnya dalam proses bisnis ada aktivitas HSE (Health and Safety Environtment), maka tentu saja ada bagian khusus yang menangani itu.
Keterangan :
xx : Penaggung jawab dan pengambil keputusan
oo : Keterlibatan penuh / pelaku utama
vv : Keterlibatan biasa, sekedar informasi (membantu)
Skema organisasi
Sebelum mendesain skema organisasi, perlu dijabarkan terlebih dahulu mengenai proses bisnis apa saja yang terlibat. Sehingga secara logika, maka dalam hasil proses bisnis tersebut didapat pula fungsional keorganisasian apa saja yang terlibat. Misalnya keuangan, SDM, pemasaran dan teknologi informasi. Sehingga tidak bisa langsung terbentuk skema organisasi. Berikut adalah contoh hasil perancangan organsasi.

Sabtu, 09 Oktober 2010

PENGERTIAN ORGANISASI

ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE I. PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE
Sebelum menguraikan pengertian organisasi dan metode secara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjau secara sekilas arti dari kata organisasi dan metode.
Istilah organisasi dapat dianikan sebagai :
Wadah : sekelompok manusia untuk saling bekerja sama
Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien
Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.
Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka men¬capai tujuan yang sah ditetapkan.


RUANG LINGKUP ORGANISASI
METODE
1. SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE
Sebelum kita bahas apa raja yang termasuk ke dalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ? Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan me¬nyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi¬fungsi manajemen oleh manajer (pimpinan).
Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.
Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diper¬gunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2. PENGERTIAN EFISIENSI
Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Kalau dirumuskan sebagai berikut:
Efisiensi = Output dibagi Input
Efisiensi di sini harus diperhatikan benar-benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya sehingga 0 & M sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfatkan sumber¬sumber waktu dan ruangan yang tersedia secara maksimal.
Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam 0 & M adalah sebagai berikut:
  1. Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dad hasil kerja tersebut juga harus diper¬hatikan.
  2. Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
  3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.
  4. Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keter¬batasan kemampuan perseorangan.
  5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang
  6. Prosedur kerja yang praktis. dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mecerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan .
Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:
  1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
  2. Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat
  3. Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat¬tepatnya.
  4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE
Dengan melihat rnaksud dan sifat 0 & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M merupakan bantuan mteknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat¬tepatnya.
Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me¬nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.
Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sebagai beriku_:
  1. Analisis organisasi (organization analysis).
  2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).
  3. Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an i systems).
  4. Pentingnya filing dari segi 0 & M.
  5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).
  6. Pentingnya formulir dari segi 0 & M .
  7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).
  8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
  9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).
  10. Pentingnya penulisan laporan dalam 0 & M.
  11. Pentingnya buku pedoman kerja.
  12. Pentingnya 0 & M anggaran belanja.
  13. Analisis kepegawaian.
  14. Pentingnya penyederhanaan kerja.
  15. Organisasi unit 0 & M.
  16. Kesimpulan akhir (final conclusion).
Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam 0 & M maka pembahasan bidang-bidang terse- but akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, clan tata kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi.
Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber day manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.

PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL
I. PILIHLAH SATU JAWABAN YANG PALING BENAR
1. Organisasi dan metode dimaksudkan untuk:
a. menginformasikan kebutuhan yang harus dimiliki baik manajer maupun pegawai administrasi,

2. Efisiensi adalah:
a. perbandingan antara output dengan input rasionalitas antara antara hasil yang dicapai dengan hasil yang diharapkan

3. Berhasil guna dalam ukuran efisiensi dimaksudkan untuk:
a. target tercapai sesuai dengan yang diharapkan. IT

4. Ukuran efisiensi di bawah ini, manakah yang menekankan 0 & M sebagai kegiatan praktis:
a. Practicable, workable and applicable procedures

5. Dalam urutan ruang lingkup 0 & M masalah sistem. prosedur dan tata kerja dibahas lebih dahulu karena:
a. masalah tersebut memberikan bantuan yang tepat dalam pelaksanaan fungsi¬fungsi manajemen

II. JELASKAN SOAL DI BAWAH INI DENGAN SINGKAT DAN JELAS
1. Apa pengertian efisiensi.
Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan

2. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi pekerja.
  1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
  2. Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat
  3. Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat¬tepatnya.
  4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. Jelaskan ruang lingkup organisasi dan metode.
Dengan melihat rnaksud dan sifat 0 & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat¬tepatnya.
Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me¬nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.


4. Mengapa pada ukuran efisiensi wewenang hams seimbang dengan tanggung jawab yang dibebankan.
karna sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber day manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.



Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :
  • Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat¬tepatnya
  • Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen
  • Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia
  • Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan

Dari uraian di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, orga¬nisasi dan metode, bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.
Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan rnempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Kegiatan manajemen
  • Planning (perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang hams dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang se¬benarnya
Merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan kegiatan fisik Sangat diperlukan dalam rangka rnengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan
  • Organizing (pengorganisasian)
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi¬fungsi tersebut secara tepat
Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat Harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara obyek¬tif
  • Motivating (pendorongan)
Merupakan proses kegiatan yang hams dilakukan untuk membina dan men¬dorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai
Mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaik. pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainy. maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan. penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya

  • Controlling (pengendalian)
  1. Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan
  2. Sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan
  3. Dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya
Keempat kegiatan manajemen tersebut tidak dapat terlaksana tanpa adanya sumber¬sumber ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Sumber-sumber yang dimaksud disebut 6 M (The six M's in management istilah George R Terry) yaitu:
  • Manusia atau tenaga kerja (manpower)
  • Uang atau (Jana (money)
  • Bahan-bahan atau material (materials)
  • Mesin dan peralatan (machines and equipment)
  • Tata kerja atau (methods)
  • Pasar (market)

2. MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Dari uraian di atas dapat dirumuskan bahwa manajemen adalah proses kegiatan pen¬capaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung penger¬tian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.
Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan . Jadi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

3. MANAJEMEN DAN TATA KERJA
Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.
Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
  •  Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber da waktu yang tersedia
  •  Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapai tujuan
  •  Menjarnin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.
Jadi hubungan Manajemen :
Tata Kerja : antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti di bawah ini:
Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelak sanaan kegiatan demi tercapainya tujuan
Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesua dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

4. MANAJEMEN, ORGANISASI DAN TATA KERJA
Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adal sebagai berikut :
  • Manajemen proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia
  • Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompok kerja sama
  • Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut hampir dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien
Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa bail( manajemen, organisasi maupun tata kerj ketiganya diarahkan ke pada tercapainya tujuan.


PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL
I. PILIHLAH SALAH SATU JAWABAN YANG PALING BENAR.

1. Fungsi-fungsi seorang pemimpin yang harus dilakukan dalam manajemen adalah sebagai berikut, kecuali:
c. actuating 

2. Penyusunan pembagian kerja beserta fungsi-fungsinya pada orang yang sesuai dengan ketrampilan dan kemampuannya meru-pakan pelaksanaan fungsi pim¬pinan yang termasuk ke dalam:
b. organizing

3. Motivasi bisa dilakukan dengan cara:
b. insentif

4. Dari keenam sumber manajemen (The six M's manajemen) biasanya ada dua yang tidak dimasukkan ke dalam sumber-sumber yang dipakai untuk melak¬sanakan fungsi-fungsi pimpinan, kedua sumber itu adalah:
c. methods & market 

5. Pelipatgandaan secara masa' dalam menggunakan mesin dan peralatan kerja disebut sebagai:
a. Mass productin

II. ESSAY
1. Organisasi dapat diartikan sebagai wadah dan sebagai proses, jelaskan dengan singkat.
organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan. Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama)

2. Apa yang dimaksud pimpinan dalam pengertian universal.
Pemimpin adalah suatu lakon/peran dalam sistem tertentu; karenanya seseorang dalam peran formal belum tentu memiliki ketrampilan kepemimpinan dan belum tentu mampu memimpin.


3. Jelaskan mengapa market dan methods tidak dimasukkan ke dalam sumber¬sumber manajemen.

4. Apa yang dimaksud dengan material dalam arti fisik ? bagaimana kalau dalam arti non fisik ?
Material Management (MM) modul merupakan modul yang sangat terintegrasi dengam modul lain dari SAP Sistem. MM Modul Mendukung semua tahapan pengelolaan bahan baku dari bahan-bahan perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang, inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran kepada penjual menggunakan faktur verifikasi modul.

5. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja.
Karna setiap orang bekerja untuk mendapatkan uang agar dapat menghidupi kehidupannya sehari” .