PENGERTIAN ORGANISASI

ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE I. PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

Sebelum menguraikan pengertian organisasi dan metode secara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjau secara sekilas arti dari kata organisasi dan metode.

Istilah organisasi dapat dianikan sebagai :

Wadah : sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien

Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka men¬capai tujuan yang sah ditetapkan.

RUANG LINGKUP ORGANISASI

METODE

1. SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODE

Sebelum kita bahas apa raja yang termasuk ke dalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. Mengapa harus demikian ? Karena ruang lingkup organisasi dan metode akan me¬nyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi¬fungsi manajemen oleh manajer (pimpinan).

Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berarti diharapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.

Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diper¬gunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2. PENGERTIAN EFISIENSI

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan. Kalau dirumuskan sebagai berikut:

Efisiensi = Output dibagi Input

Efisiensi di sini harus diperhatikan benar-benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya sehingga 0 & M sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfatkan sumber¬sumber waktu dan ruangan yang tersedia secara maksimal.

Adapun syarat pencapaian efisiensi dalam 0 & M adalah sebagai berikut:

1. Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan tetapi mutu dad hasil kerja tersebut juga harus diper¬hatikan.
2. Ekonomi artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan biaya, tenaga kerja, material, peralatan dan waktu sudah digunakan setepat-tepatnya.
3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungjawabkan.
4. Harus benar-benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keter¬batasan kemampuan perseorangan.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab artinya antara wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang
6. Prosedur kerja yang praktis. dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini untuk mecerminkan bahwa 0 & M adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskan .

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui:

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2. Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat
3. Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat¬tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

Dengan melihat rnaksud dan sifat 0 & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M merupakan bantuan mteknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat¬tepatnya.

Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me¬nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.

Adapun kegiatan-kegiatan yang termasuk kedalam scope 0 & M adalah sebagai beriku_:

1. Analisis organisasi (organization analysis).
2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization).
3. Tentang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedures an i systems).
4. Pentingnya filing dari segi 0 & M.
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and schedule).
6. Pentingnya formulir dari segi 0 & M .
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine).
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment).
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja (office layout and space planning).
10. Pentingnya penulisan laporan dalam 0 & M.
11. Pentingnya buku pedoman kerja.
12. Pentingnya 0 & M anggaran belanja.
13. Analisis kepegawaian.
14. Pentingnya penyederhanaan kerja.
15. Organisasi unit 0 & M.
16. Kesimpulan akhir (final conclusion).

Sesuai dengan prinsip-prinsip dalam 0 & M maka pembahasan bidang-bidang terse- but akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, clan tata kerjanya dalam kaitannya dengan asas efisiensi.

Adanya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber day manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.

PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL

I. PILIHLAH SATU JAWABAN YANG PALING BENAR

1. Organisasi dan metode dimaksudkan untuk:

a. menginformasikan kebutuhan yang harus dimiliki baik manajer maupun pegawai administrasi,

2. Efisiensi adalah:

a. perbandingan antara output dengan input rasionalitas antara antara hasil yang dicapai dengan hasil yang diharapkan

3. Berhasil guna dalam ukuran efisiensi dimaksudkan untuk:

a. target tercapai sesuai dengan yang diharapkan. IT

4. Ukuran efisiensi di bawah ini, manakah yang menekankan 0 & M sebagai kegiatan praktis:

a. Practicable, workable and applicable procedures

5. Dalam urutan ruang lingkup 0 & M masalah sistem. prosedur dan tata kerja dibahas lebih dahulu karena:

a. masalah tersebut memberikan bantuan yang tepat dalam pelaksanaan fungsi¬fungsi manajemen

II. JELASKAN SOAL DI BAWAH INI DENGAN SINGKAT DAN JELAS

1. Apa pengertian efisiensi.

Efisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber dan waktu yang digunakan

2. Bagaimana cara meningkatkan efisiensi pekerja.

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2. Pemanfaatan sumber-sumber daya ekonomi yang tepat
3. Pelaksanaan fungsi- fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat¬tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan.

3. Jelaskan ruang lingkup organisasi dan metode.

Dengan melihat rnaksud dan sifat 0 & M merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen maka 0 & M merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat¬tepatnya.

Dari sifat dan maksud 0 & M dapatlah dipahami ruang lingkup 0 & M adalah me¬nyangkut bidang-bidane, khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luLs scopenya.

4. Mengapa pada ukuran efisiensi wewenang hams seimbang dengan tanggung jawab yang dibebankan.

karna sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber daya alam, sumber day manusia maupun penggunaan waktu yang tersedia.

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

• Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat¬tepatnya
• Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen
• Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia
• Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan

Dari uraian di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, orga¬nisasi dan metode, bahkan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.

Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan rnempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.

Kegiatan manajemen

• Planning (perencanaan)

Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang hams dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang se¬benarnya

Merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan kegiatan fisik Sangat diperlukan dalam rangka rnengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan

• Organizing (pengorganisasian)

Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi¬fungsi tersebut secara tepat

Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat Harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara obyek¬tif

• Motivating (pendorongan)

Merupakan proses kegiatan yang hams dilakukan untuk membina dan men¬dorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai

Mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaik. pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainy. maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan. penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya

• Controlling (pengendalian)

1. Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan
2. Sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan
3. Dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya

Keempat kegiatan manajemen tersebut tidak dapat terlaksana tanpa adanya sumber¬sumber ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Sumber-sumber yang dimaksud disebut 6 M (The six M's in management istilah George R Terry) yaitu:

• Manusia atau tenaga kerja (manpower)
• Uang atau (Jana (money)
• Bahan-bahan atau material (materials)
• Mesin dan peralatan (machines and equipment)
• Tata kerja atau (methods)
• Pasar (market)

2. MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Dari uraian di atas dapat dirumuskan bahwa manajemen adalah proses kegiatan pen¬capaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung penger¬tian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan . Jadi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

3. MANAJEMEN DAN TATA KERJA

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

•  Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber da waktu yang tersedia
•  Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapai tujuan
•  Menjarnin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan Manajemen :

Tata Kerja : antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti di bawah ini:

Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelak sanaan kegiatan demi tercapainya tujuan

Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesua dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

4. MANAJEMEN, ORGANISASI DAN TATA KERJA

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adal sebagai berikut :

• Manajemen proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia
• Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompok kerja sama
• Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut hampir dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien

Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa bail( manajemen, organisasi maupun tata kerj ketiganya diarahkan ke pada tercapainya tujuan.

PERTANYAAN DAN LATIHAN SOAL

I. PILIHLAH SALAH SATU JAWABAN YANG PALING BENAR.

1. Fungsi-fungsi seorang pemimpin yang harus dilakukan dalam manajemen adalah sebagai berikut, kecuali:

c. actuating 

2. Penyusunan pembagian kerja beserta fungsi-fungsinya pada orang yang sesuai dengan ketrampilan dan kemampuannya meru-pakan pelaksanaan fungsi pim¬pinan yang termasuk ke dalam:

b. organizing

3. Motivasi bisa dilakukan dengan cara:

b. insentif

4. Dari keenam sumber manajemen (The six M's manajemen) biasanya ada dua yang tidak dimasukkan ke dalam sumber-sumber yang dipakai untuk melak¬sanakan fungsi-fungsi pimpinan, kedua sumber itu adalah:

c. methods & market 

5. Pelipatgandaan secara masa' dalam menggunakan mesin dan peralatan kerja disebut sebagai:

a. Mass productin

II. ESSAY

1. Organisasi dapat diartikan sebagai wadah dan sebagai proses, jelaskan dengan singkat.

organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan. Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama)

2. Apa yang dimaksud pimpinan dalam pengertian universal.

Pemimpin adalah suatu lakon/peran dalam sistem tertentu; karenanya seseorang dalam peran formal belum tentu memiliki ketrampilan kepemimpinan dan belum tentu mampu memimpin.

3. Jelaskan mengapa market dan methods tidak dimasukkan ke dalam sumber¬sumber manajemen.

4. Apa yang dimaksud dengan material dalam arti fisik ? bagaimana kalau dalam arti non fisik ?

Material Management (MM) modul merupakan modul yang sangat terintegrasi dengam modul lain dari SAP Sistem. MM Modul Mendukung semua tahapan pengelolaan bahan baku dari bahan-bahan perencanaan dan kontrol, pembelian, penerimaan barang, inventarisasi pengelolaan dan yang terakhir adalah pembayaran kepada penjual menggunakan faktur verifikasi modul.

5. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja.

Karna setiap orang bekerja untuk mendapatkan uang agar dapat menghidupi kehidupannya sehari” .